Arancha Rivilla

Arancha Rivilla

Departamento de I+D+i

En un contexto de globalización y crisis económica, en un entorno tan cambiante e impredecible, una rápida adaptación a los retos planteados por dichos cambios es una clara y sostenible ventaja competitiva para cualquier organización. Y no podemos competir si no creamos organizaciones inteligentes, de personas con talento y con modelos de gestión estratégico que conviertan los Datos en Conocimiento. ¿Qué medir? ¿Cómo medir? ¿Cómo valorar alternativas?….

Desde las primeras conceptualizaciones y aplicaciones prácticas de las TIC, a finales de los noventa, lo más relevante ha sido la multiplicación del volumen de datos al alcance de la empresa, tanto de origen interno como externo, lo cual desafía la capacidad, conocimientos, cultura y herramientas de las organizaciones para su recolección, tratamiento y análisis inteligente.

Un estudio de 2011 del grupo Gartner llama a este nuevo entorno extreme information management: el reto de la gestión de la información en sus formas más exigentes y extremas. El Foro Económico Mundial del año 2012 trató este tema en varios coloquios públicos y reuniones privadas, y dio a conocer un estudio propio, titulado Big data, big impact: new possibilities for international development.

El uso masivo de los datos propios y otros de múltiples fuentes ayudan a las empresas a competir en lo que se conoce como inteligencia de negocio (en inglés, business intelligence), pero aparecen también como un instrumento de desarrollo económico y social a gran escala. En teoría, el uso inteligente de este volumen de datos debería permitir identificar más deprisa tendencias mundiales, regionales o locales y actuar de manera más inmediata y eficiente.

Según el informe de indicadores de la Sociedad de la Información publicado en Abril de 2014 por el Observatorio Nacional de Telecomunicaciones y de la SI (ONTSI), el volumen de Pymes en España que utilizan software de gestión está en el 21%, 2 puntos por encima de la media de la Unión Europea. La meta según la Agenda Digital para España para el 2015 es que ese porcentaje ascienda al 25%.

La implantación de herramientas de gestión basadas en sistemas de conocimiento permite preservar la memoria de la organización, mejorar la productividad y eficacia de los gestores y de su equipo; gestionar las relaciones con los clientes, identificando oportunidades comerciales, facilita la homogeneización de procesos de trabajo entre usuarios, proporciona cuadros de mandos para la toma de decisiones; y, en definitiva, mejora la efectividad de los procesos y sus resultados. La visión global que proporcionan permitirá reducir costes de coordinación, reducir tiempos de respuesta y controlar etapas del ciclo de vida de los trabajos que puedan estar actuando como cuellos de botella.

 

No vamos a realizar en este post una comparación entre utilizar software de mercado e implantar un desarrollo a medida (lo haremos próximamente) pero sí definiremos algunas características genéricas que toda herramienta debería contemplar: facilidad de uso, arquitectura cliente –servidor, modularidad, flexibilidad y escalabilidad, datos consistentes, completos y comunes, sistema de gestión de permisos para poder configurar los workflows y accesos de los usuarios según su perfil, posibilidad de establecer cuadros de mando y cálculos de KPIs específicos.

¿Qué pasos se deben seguir para implantar un CRM, ERP o cualquier herramienta de gestión? En cualquier proyecto de estas características la fase de conceptualización es la más importante. Cualquier organización que quiera utilizar herramientas para el análisis de la información debe realizar un proceso previo de análisis de procedimientos y flujos de trabajo para poder transmitirlo y analizarlo de forma conjunta con el consultor responsable de la implantación. Deben responderse preguntas como: ¿cuál es la amplitud de la información que le interesa a la compañía? ¿para qué necesita dicha información? ¿dónde están esos datos?, ¿qué parte de la información afecta a más de un departamento?, ¿cómo la hacemos consistente y coherente?, ¿qué información consideramos estratégica y prioritaria?, ¿cómo evitamos darle importancia a datos y hechos anecdóticos?, ¿qué indicadores y medidas tomamos?, ¿quién accede a qué parte de la información?… sólo a partir de esta información se puede iniciar el camino de la definición, desarrollo e implantación de las herramientas.

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